Perpustakaan Bung Karno

Kajian Implementasi Otomasi Perpustakaan di UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

Oleh Dewi Wahyu Ningsih

S1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Universitas Airlangga Surabaya

e- mail : dhewi_lagi@yahoo.com

Abstrak

            Didalam era globalisasi, ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berkembang begitu cepat. Kebutuhan akan informasi  semakin besar dan berdampak pada pola konsumtif masyarakat. Informasi menjadi komoditas utama  masyarakat untuk memenuhi kebutuhan hidup. Perputaran arus informasi semakin pesat seiring dengan berkembangnya teknologi informasi yang memberi kemudahan akses. Lembaga informasi semakin berlomba untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi. Sehingga timbulah keunggulan kompetitif antar lembaga informasi baik pemerintahan maupun swasta. Perpustakaan sebagai salah satu lembaga informasi juga terus berupaya untuk dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna informasi. 

 

Banyak kemudian dari perpustakaan yang ada di seluruh penjuru dunia mengimpelementasikan kecanggihan teknologi informasi untuk memberikan kemudahan akses dan memberikan pelayanan prima bagi pengguna. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan salah satunya ialah dengan mengguanakn sistem otomasi. Sistem otomasi sendiri dapat digunakan di perpustakaan untuk mempermudah seluruh proses pekerjaan yang ada di lingkup perpustakaan mulai dari proses pengidentifikasian informasi mentah, menjadi informasi yang sudah dikemas dan dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. UPT Perpustakaan Bung Karno Kota Blitar juga menerapkan teknologi informasi berbasis sistem otomasi. Pengimplementasian sistem diduga mengalami berbagai kendala sehingga tujuan yang diinginkan belum dapat tercapai sepenuhnya. Kemudian pemecahan terhadap tiap permasalahan terus diupayakan yakni  dengan berbagai macam solusi yakni melakukan transformasi data secara besar – besaran, beralih menggunakan sistem baru, hingga pada evaluasi kinerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan menekan adanya konflik. Sehingga pengimplementasian teknologi informasi dapat terwujud sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Kata kunci : teknologi informasi , sistem automasi, , transformasi data, evaluasi kinerja

I. Pendahuluan

            Perkembangan teknologi telah membawa dampak yang besar dalam perabadan manusia beberapa tahun belakangan ini. Teknologi canggih dengan  spesifikasi dan kegunaan mulai banyak ditawarkan dan juga tidak sedikit dari teknologi tersebut yang kemudian digunakan dalam kehidupan manusia untuk membantu mempermudah seluruh aktifitas dan kegiatan. Teknologi yang ada sejauh ini membawa dampak yang sangat signifikan dalam membantu mempermudah kegiatan manusia. Dapat dengan mudah sekali dijumpai di sekitar kita adanya teknologi canggih yang digunakan untuk kegiatan sehari – hari, dan tidak dapat dipungkiri teknologi ini pun mulai dilirik oleh seluruh masyarakat sebagai bahan komoditi utama yang harus dimiliki oleh setiap individu.

            Dalam teori Daniel Bell ; 1980 tentang network society dijelaskan bahwa peradaban manusia telah berubah dari masyarakat industri menjadi mayarakat post industrial, dari masyarakat yang bekerja di sektor industri menuju masyarakat post industrial atau pekerja dibidang pelayanan dan jasa, adanya perubahan era dimasyarakat ini dalam terori Daniel Bell dikatakan bahwa  teknologi merupakan salah satu pengaruh adanya perubahan era, yang kebanyakan sekarang ini disebut dengan adanya era informasi. Informasi menjadi komoditi utama dalam kehidupan dan keberlangsungan hidup manusia. Setiap hari informasi menjadi arus pertukaran yang tiada henti, ditambah lagi dengan keberadaan teknologi canggih yang semakin mempermudah perputaran arus penyampaian informasi keseluruh penjuru dunia.

            Berbicara tentang informasi adalah kaitannya berbicara mengenai data / kumpulan data dan sumber – sumber informasi itu sendiri. Ada banyak sekali sumber – sumber informasi di dunia ini diantaranya adalah internet, buku, pengalaman , dll. Buku merupakan salah satu sumber informasi utama yang bernilai historis, empiris, dan informasi yang terkandung didalamnya dapat dipertanggungjawabkan.  Salah satu tempat yang dapat menyediakan berbagai jenis, dan varians buku adalah Perpustakaan. Perpustakaan juga merupakan knowledge resource yang ada di dunia ini. Melalui perpustakaan segala informasi dan ilmu pengetahuan yang kita inginkan dapat terpenuhi.

            Menurut sulistyo basuki ; 1991, Perpustakaan diartikan sebagai sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk tempat menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual. Sedangkan menurut RUU Perpustakaan pada Bab I pasal 1 menyatakan Perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunannya melalui beragam cara interaksi pengetahuan. Secara umu dapat disimpulkan bahwa Perpustakaan merupakan suatu sarana / wadah yang didalamnya terdapat berbagai macam informasi dan pengetahuan ( baik tercetak maupun non cetak ) yang dikelola secara sistematis dan terstruktur  untuk selanjutnya dapat dimanfaatkan oleh pemakainya.

 Melihat kondisi perpustakaan sekarang ini, bahwa dunia kepustakawanan telah mengalami banyak pertumbuhan dan perkembangan, banyak sekali dijumpai perpustakaan di Indonesia diantaranya Perpustakaan Perguruan Tinggi, Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Khusus dll. Di kota – kota besar di Indonesia sudah banyak sekali dijumpai wajah – wajah perpustakaan yang dapat dikunjungi dan dimanfaatkan layanannya. Bermacam – macam jenis perpustakaan semakin berlomba – lomba untuk dapat memberikan pelayanan prima  kepada pengguna agar pengguna mendapatkan kepuasan atas pelayanan yang diberikan. Tidak jarang dari macam – macam jenis perpustakaan yang ada di Indonesia juga mulai merambah pada dunia teknologi, mencoba untuk mengimplementasikan teknologi canggih kepada layanan perpustakaan untuk membantu memenuhi kebutuhan pengguna. Teknologi canggih pun mulai hadir dan diimplementasikan di perpustakaan untuk membantu mempermudah seluruh aktivitas dan kegiatan kepustakawanan.

            Keberadaan teknologi di perpustakaan diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi  pustakawan dalam mengelola informasi dan memberi kemudahan kepada  pengguna dalam menggunakan informasi. Salah satu contoh model pengimplementasian teknologi di Perpustakaan adalah diimplementasikannya teknologi ke dalam mesin pencarian katalog atau yang lebih dikenal dengan istilah OPAC ( Online Public Access Catalogue ) yang sekarang banyak sekali dijumpai di perpustakaan. Layanan OPAC adalah suatu bentuk  layanan sistem pencarian koleksi bahan pustaka secara online dengan perbantuan teknologi informasi kedalam bentuk software komputer. Sehingga pengguna perpustakaan dapat dengan mudah untuk mencari koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan, serta mengetahui letak bahan pustaka tersebut di rak penyimpanan bahan pustaka. Munculnya OPAC ini memberikan bukti bahwa perpustakaan sudah mulai memadupadankan keberadaan teknologi dengan mengkombinasikannya dengan layanan yang ada di perpustakaan.

Teknologi berbasis sistem otomasi perpustakaan juga mulai banyak diminati dan diimplementasikan di perpustakaan. Seperti yang dilakukan pada UPT Perpustakaan Bung Karno yang mulai mengimplementasikan teknologi informasi berbasis sistem otomasi dalam mesin pencarian OPAC. Hal ini menjadi sangat menarik untuk dikaji dan dianalisa lebih mendalam terkait pengimplementasian teknologi informasi berbasis sistem otomasi yang digunakan oleh UPT Perpustakaan Bung Karno. Mengkaji  sejauh mana sistem yang ada dapat memberikan kemudahan kepada pustakawan ataupun pengguna, dan kendala – kendala apa saja yang muncul serta solusi apa saja yang dapat ditawarkan untuk membantu menyelesaikan kendala tersebut. Semuanya akan dibahas secara menarik dan aktual dalam “Kajian Implementasi Sistem Otomasi di UPT Perpustakaan Bung Karno”. Harapannya semoga kajian ini dapat memberikan masukan, dan dijadikan sebagai sumber rujukan ilmu pengetahuan dalam dunia kepustakawanan.

II. Konsep Sistem Otomasi

2.1 Pengertian Sistem Otomasi

Otomasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka (1990) diambil dari kata otomatis atau pengotomatisan yang artinya penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki, berpendapat bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca.

Lebih lanjut yang dikemukakan oleh Abd. Rahman Saleh, bahwa penerapan teknologi komputer di bidang perpustakaan dan informasi menjadi semakin penting, karena teknologi ini menjanjikan peningkatan mutu layanan perpustakaan terutama kecepatan dan efesiensi kerja.

Perpustakaan menurut Lasa Hs (48:2005) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Sehingga apabila ditarik benang merah antara perpustakaan dan otomasi adalah suatu konsep sistem berbasis teknologi informasi yang digunakan untuk menyusun, membuat, mengolah, dan menyimpan informasi mentah menjadi informasi yang siap untuk digunakan dan dinikmati oleh pengguna perpustakaan. Teknologi yang digunakan dalam sistem otomasi  menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global (Wardiana, 2002).

Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Pada umumnya software yang digunakan untuk otomasi perpustakaan menggunakan model “relational database”. Database atau pangkalan data merupakan kumpulan dari suatu data. Dalam perpustakaan paling tidak ada dua pangkalan data yaitu data buku dan data pemustaka. Disebut “relational database” karena dua pangkalan data tersebut akan saling dikaitkan apabila terjadi transaksi, misalnya, pada saat terjadi proses peminjaman dan pengembalian buku. Kebanyakan sistem otomasi perpustakaan memisahkan fungsi software kedalam program tersendiri disebut modul. Sedangkan modulnya terdiri dari modul pengadaan, katalogisasi, sirkulasi, serial, dan Online Public Access Catalog (OPAC). Sistem Otomasi Perpustakaan di Indonesia pada umumnya hanya mempunyai tiga modul yaitu katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC dan ini merupakan modul minimal yang harus dimiliki oleh perpustakaan untuk kepentingan otomasi. Modul – modul tersebut merupakan sistem yang sudah terintegrasi sehingga istilah sistem otomasi perpustakaan  juga sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) (Hartono,2012).

2.2 Alasan menggunakan Sistem Otomasi

Keberadaan sistem otomasi di perpustakaan tidak serta merta tanpa alasan yang dapat menyebabkan sistem tersebut hadir dan digunakan secara luas di perpustakaan. Ada beberapa hal yang menyebabkan perpustakaan mulai menerapkan sistem otomasi di perpustakaan diantaranya :  

 1.  Adanya tuntutan peningkatan mutu dan kualitas perpustakaan

Jika dahulu perpustakaan hanya dimaknai sebagai tempat atau bagian dalam lingkup organisasi yang berkaitan dengan gudang penyimpanan buku – buku, maka sekarang seiring dengan perubahan jaman maka berdampak pula pada penampilan dan pandangan masyarakat terhadap perpustakaan. Perpustakaan yang dahulunya identik dengan gudang buku, yang letaknya dibelakang gedung dekat dengan kamar mandi, dan sangat jauh sekali dari jangkauan ( tidak strategis ), dan identik dengan potrait pustakawan / penjaga perpustakaan yang galak, dan tidak ramah. Seiring dengan perkembangan jaman, berdampaklah pula terhadap kondisi perpustakaan dengan stigma yang negatif dimasalalu, menjadi perpustakaan “user friendly”.

Perbaikan dan pembangunan perpustakaan sudah semakin banyak dilakukan agar perpustakaan tidak termakan oleh jaman dan hanya menjadi sebuah tempat penyimpanan buku yang tidak bernyawa. Perubahan dan perbaikan harus terus

dilakukan agar perpustakaan dapat terus menerus meningkatkan performanya dan menjadi perpustakaan yang ideal sesuai dengan kebutuhan jaman. Karena pentingnya keberadaan perpustakaan tidak hanya sebagai formalitas saja bagi pembangunan, namun juga turut memberikan kontribusi terhadap pembangunan negara. Bahkan dikatakan bahwa “ Kemajuan sebuah negara, dapat kita lihat salah satu cara adalah dengan melihat Perpustakaan Nasional yang ada di negara tersebut”. sehingga berdasarkan pendapat ini betapa pentingnya keberadaan perpustakaan yang kini dijadikan sebagai tampilan ( interface ) penilaian majunya suatu negara.

                              Oleh karena itulah, perpustakaan harus senantiasa untuk meningkatkan mutu dan kualitas yang dimilikinya, agar perpustakaan dapat secara terus menerus menyediakan pelayanan prima bagi pengguna perpustakaan , dan turut serta untuk memajukan pembangunan negara dari berbagai sektor diantaranya dunia pendidikan.  Peningkatan kualitas dan mutu itu sendiri dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan visi dan misi dari masing – masing perpustakaan, bisa dimulai dari berbagai macam bentuk mulai dari pembangunan kualitas organisasi, kualitas pustakawannya, kualitas gedung perpustakaan, hingga pada kualitas pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan. Sehingga perpustakaan harus terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan jaman, dan dapat terus melakukan “contiunitas improvment” dalam dunia kepustakawanan.

2. Tuntutan efisiensi waktu  dan ketepatan informasi yang didapatkan

Pada dahulu kala, pengguna perpustakaan mungkin sudah puas dengan keadaan perpustakaan yang tanpa adanya terapan teknologi, walaupun dengan cara yang manual harus mencari buku ke rak – rak buku satu persatu, atau dengan mencari kartu katalog dilaci buku untuk mendapatkan buku yang diinginkan. Sangat berbeda dengan sekarang, era yang sudah beralih menuju era informasi ditengah modernisasi pun menjadikan pola perilaku di masyarakat yang ikut berubah, seperti kecenderungan masyarakat yang ingin mengakses hal apapun dengan mudah, cepat, dan tepat.

Pengguna perpustakaan pun sekarang menjadi semakin pandai untuk memanfaatkan perpustakaan, sehingga mereka menuntut adanya pelayanan perpustakaan yang mudah, cepat, dan tepat. Cepat dalam segi efisiensi penggunaan waktu yang digunakan untuk mencari informasi dalam bentuk buku di perpustakaan menajdi salah satu hal yang diutamakan oleh masyarakat pada era modernisasi ini. Juga semakin berkembangnya teknologi dan kemudahan akses internet untuk mencari segala macam informasi yang diinginkan oleh pengguna sebenarnya menjadi daya saing tersendiri bagi perpustakaan. Bila saja pengguna dapat mengakses informasi dirumah dengan perbantuan internet, dan dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang diinginkan. Bagaimana mungkin perpustakaan tetap berdiam diri tidak melakukan perbaikan dan perubahan dalam tatanan pelayanan yang disediakannya yakni dengan juga menerapkan teknologi canggih yang dapat memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan yang berkunjung ke perpustakaan dan dapat dengan mudah pula mencari dan menemukan letak koleksi buku yang diinginkan. Sehingga perpustakaan harus memperhatikan munculnya pola masyarakat modernisasi yang menuntut segala sesuatu dapat dilakukan dengan cepat, dan perpustakaan harus dapat menyediakan pelayanan yang cepat pula kepada pengguna.

3. Keragaman Informasi yang Dikelola

Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan sebagainya saat ini juga dikoleksi oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Oleh karena itu,, untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama teknologi komputer ( Hartono, 2012 ).

2.2 Manfaat Sistem Otomasi

1. Memudahkan dalam pembuatan catalog

Perpustakaan yang belum menerapkan otomasi pada umumnya harus membuat kartu catalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul, atau subjeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat catalog secara manual banyak menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Penerapan computer akan dapat menghemat segalanya proses pembuatan catalog akan lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan lebih cepat dan pada giliran akan terjadi efisiensi.

2. Memudahkan dalam layanan sirkulasi

Dengan computer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.

3. Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog

Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi khususnya catalog melalui OPAC, pemustaka dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Otomasi perpustakaan sangat bermanfaat baik bagi pengelola perpustakaan/pustakawan, perpustakaan maupun pemustaka. Adapun manfaatnya antara lain : (a) mengatasi keterbatasan waktu , (b) mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb., (c) dapat dimanfaatkan secara bersama-sama, (d) mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian, (e) memperingan pekerjaan, (f) meningkatkan layanan,  (g) memudahkan dalam pembuatan laporan statistic, (h) menghemat biaya, (i) menumbuhkan rasa bangga., dan (j) mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi ( Hartono, 2012 ).

2.3 Unsur – unsur pendukung Automasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Komitmen pengelola perpustakaan

Ini berarti bahwa, pengelola perpustakaan (mulai dari tingkatan kepala/penanggungjawab sampai staff perpustakaan tingkat bawah) dituntut untuk berinisiatif dan memiliki keteguhan yang kuat untuk mewujudkan automasi perpustakaan. Hal  ini perlu dilakukan dengan diskusi yang efektif di antara mereka mulai dari perencanaan, persiapan, instalasi, training, ujicoba, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pengembangan.

2. Dukungan pimpinan

Inisiatif dan keteguhan belumlah cukup tanpa dukungan pimpiman di mana perpustakaan tersebut dipayungi, Oleh karenanya, para pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan induk untuk memberi dukungan dan dorongan penuh.

3. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka.

4. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer  meliputi sebagai berikut :   (a) Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, (b) Harga terjangkau (murah), (c) Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi, (d) Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

5. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Kemudian suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan.  Beberapa kriteria untuk menilia software adalah sebagai berikut : (a) Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan., (b) Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan, (c) Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus, (d) Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat, (e) Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna, (f) Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

6. Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi. Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer  antara lain  (a) Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN),  (b) Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya, (c) Protokol komunikasi yang digunakan, dan (d) Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

7. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database. Kemudian Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. 

            8. System administrator (administrator sistem)     

System administrator atau administrator sistem automasi perpustakaan mutlak diperlukan. Hal ini untuk mengatur, mengontrol dan meyakinkan bahwa, seluruh komponen automasi perpustakaan berjalan sebagaimana yang diharapkan. Oleh karenanya seseorang yang ditunjuk sebagai administrator sistem harus:
a. menguasasi komputer dan jaringan komputer

b. menguasai aplikasi yang diterapkan

c. menguasai operating system

d. mempunyai pengetahuan perpustakaan

e. memahami tatakerja/manajemen perpustakaan

f. mempunyai komitmen terhadap tugas

g. mampu bekerja secara organisasi dan perorangan

h. mempunyai wawasan yang luas

i. selalu bersedia mengembangakan ilmu dan ketrampilannya

             Sehingga apabila semua unsur – unsur pendukung terciptanya sistem automasi perpustakaan telah tersedia dengan baik maka implementasi sistem automasi perpustakaan akan semakin mudah untuk diterapkan di perpustakaan dan juga dapat membantu kinerja pustakawan, dan mempermudah pengguna dalam pelaksanannya.

III. Kondisi Sistem Otomasi di UPT Perpustakaan Bung Karno

            UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno yang telah berdiri sejak 10 tahun yang lalu, dan menginjak pada usianya satu dasawarsa menjadi sebuah tolak ukur, bahwa perpustakaan kepresidenan ini telah menginjak usia 10 tahun semenjak berdirinya. UPT Perpustakaan Bung Karno selalu berupaya untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada penggunanya, dan membuat menggelorakan budaya membaca di kalangan masyarakat. UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno terus berupaya untuk meningkatkan performa dan kualitas pelayanan dari berbagai aspek, termasuk salah satunya dengan menerapkan teknologi informasi kedalam layanan perpustakaan. Teknologi informasi mulai diterapkan di Perpustakaan Bung Karno dengan tujuan untuk mampu meningkatkan performa perpustakaan, dan memberikan kemudahan dalam pekerjaan. Penerapan teknologi ini juga merupakan tuntutan jaman, dan tuntutan kebutuhan masyarakat akan kebutuhan informasi dan pengetahuan dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu, mulailah dibangun sebuah sistem  berbasis teknologi informasi bernama “ Sistem Automasi Perpustakaan” atau “ library information system”.

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ( PNRI ) merupakan perpustakaan induk dari UPT Perpustakaan Bung Karno, kebijakan dan wewenang untuk hal – hal yang berkaitan dengan seluruh proses kepustakawanan juga berdasarkan kebijakan yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ( PNRI ) termasuk dalam hal pengaplikasian sistem automasi. Beberapa kali UPT Perpustakaan Bung Karno telah mengganti modul sistem automasi yang digunakan, hingga pada akhir menggunakan SLA ( Smart System library ), Qallis, dan akan beralih menuju Inliss Interprise yang merupakan standart baru yang digunakan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ( PNRI ) sehingga UPT Perpustakaan Bung Karno juga harus mulai menerapkan sistem baru Inliss Interprise kedalam integrasi sistem automasi yang digunakan di UPT Perpustakaan Bung Karno.

Saat ini UPT Perpustakaan Bung Karno masih menggunakan sistem lama yakni SLA untuk di kelompok kerja pengolahan, pelayanan, sirkulasi dan layanan Kartu Tanda Anggota ( KTA ) Perpustakaan Bung Karno. Selain itu, juga menggunakan sistem baru yakni Inliss Interprise pada sebagian kelompok kerja pengolahan untuk input katalog, dan untuk kebutuhan labelling “indomarc”. Sehingga, bila idealnya sistem automasi yang digunakan di satu perpustakaan terintegrasi dengan satu sistem yang sama, yang dapat diakses dan digunakan diseluruh kelompok kerja, justru di UPT Perpustakaan Bung Karno masih menggunakan sistem yang masih terkotak – terkotak dan belum terintegrasi satau sama lain antar kelompok kerja. Salah satu faktor yang menyebakan hal tersebut terjadi adalah ketidaksiapan untuk menerima dan beralih dengan sistem baru, selain itu karena pada sistem yang baru dirasa fitur – fitur yang ditawarkan belum sesuai dengan kebutuhan yang ada di UPT Perpustakaan Bung Karno, sehingga UPT Perpustakaan Bung Karno masih menggunakan sistem yang lama.

Untuk mempermudah pelaksanaan dan pengontrolan terhadap sistem automasi yang diterapkan di perpustakaan, UPT Perpustakaan Bung Karno sendiri telah membentuk kelompok kerja tersendiri untuk mengatur seluruh proses automasi yakni kelompok kerja automasi. Dalam peranan, fungsi, dan tanggung jawabnya kelompok kerja auotmasi sendiri mengalami berbagai kendala. Berbagai kendala yang dirasakan oleh Unit Kerja Sistem Otomasi sendiri diantaranya :

1. Belum adanya sistem alarm monitoring

   Sehingga tidak dapat mengetahui secara langsung terhadap kerusakan – kerusakan yang ada pada sistem. Seharusnya untuk sebuah unit sistem yang baik harus terdapat sistem alarm monitoring sebagai control atas kerusakan, dan memberikan peringatan berupa alarm bila ada kabel yang putus, atau kabel yang mati. Sehingga perbaikan dapat segera dilakukan. Namun UPT Perpustakaan Bung Karno belum tersedia sistem alarm monitoring sehingga bila ada kerusakan sistem biasanya menunggu laporan terlebih dahulu.

2. Transformasi data dari sistem lama ke sistem baru

                                    Perpustakaan Bung Karno tengah mengalami perubahan sistem  baru, yang sebelumnya menggunakan SLA ( Smart Library Automation ) menuju ke sistem Inliss Interprise. Karena perpindahan dari sistem yang lama menuju sistem yang baru dibutuhkan waktu, dan juga tenaga yang lebih untuk melakukan perpindahan data – data yang disimpan di sistem yang lama, dan dipindahkan kesimtem yang baru. Untuk dapat mengemas sistem secara keseluruhan dengan implementasi sistem yang baru membutuhkan waktu paling cepat 2 -3 tahun, baru semua data dapat tertransformasikan dan sistem dapat digunakan secara keseluruhan.

            Kendala – kendala yang terjadi harus segera ditindaklanjuti penyelesaiannya agar pelaksanaan sistem automasi yang baru berbasis Indomarc “Inliss Interprise” dapat segera terwujud dan sistem yang dipakai di UPT Perpustakaan Bung Karno terintegrasi kedalam satu sistem automasi yang sama, dan dapat digunakan oleh seluruh kelompok kerja yang ada di UPT Perpustakaan Bung Karno.

IV. Permasalahan

            Berbagai permasalahan yang kemudian menjadi bahan analisis dan dapat dijadikan sebagai evaluasi bersama diantaranya :

1. Munculnya sistem baru yang merupakan standart PNRI ( Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ) sehingga harus melakukan perubahan sistem lama SLA ke sistem yang baru Inliss Interprise.

2. UPT Perpustakaan Bung Karno menggunakan sistem otomasi, namun fakta dilapangan sistem otomasi tersebut belum terintegrasi antar semua unit kerja dibidang pengadaan, pengolahan, pelestarian, pelayanan, sirkulasi. Sistem yang dipakai masih terkotak –kotak yakni dengan menggunakan sistem SLA, Callis, dan Inliss Interprise.

3. Terjadi ketidakefisian dan kefektifan pekerjaan karena dampak sistem yang belum sepenuhnya berpindah dari sistem SLA ke sistem Inliss Interprise. Sehingga harus melakukan pelaporan data dua kali yakni pelaporan data yang digunakan untuk Perpustakaan Nasional dan pelaporan untuk UPT Perpustakaan Bung Karno.

4. Terjadi ketidak sinkronan data antara data bahan pustaka yang tersedia di mesin pencarian OPAC ( Online Public Access Catalogue ) dan yang tersedia di rak buku.

V. Solusi

            Dari beberapa permasalahan yang terjadi untuk kemungkinan solusi – solusi yang dapat ditawarkan untuk membantu menyelesaikan berbagai permasalahan – permasalahan yang terjadi diantaranya :

1. Menjalin kerjasama yang baik dengan PNRI ( Peprustakaan Nasional Republik Indonesia ) dalam konteks menjalin hubungan yang baik untuk melakukan perubahan sistem tersebut. Sehingga PNRI ( Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ) dapat terus menerus berkoordinasi dengan baik terkait perubahan sistem lama ke sistem baru.

2. Melakukan kesepakatan bersama dengan seluruh pegawai di UPT Perpustakaan Bung Karno untuk memutuskan sistem yang telah dipakai serta mendiskusikan secara bersama terkait kelamahan dan kelebihan sistem yang akan digunakan, sehingga seluruh pihak dapat terlibat dengan jelas terkait prosedur pemilihan dan penggunaan sistem yang nantinya akan diimplementasikan di UPT Perpustakaan Bung Karno

3. Sosialisasi terhadap satu sistem yang telah disepakati bersama untuk diimplementasikan di UPT Perpustakaan Bung Karno dan melakukan pelatihan terhadap seluruh unit kerja untuk memudahkan mengoperasikan sistem.

4. Komitmen bersama dan gotong royong antara semua unit kerja yang ada di UPT Perpustakaan Bung Karno untuk mewujudkan sebuah sistem otomasi yang baik dan profesional sehingga tujuan utama adanya sistem yakni untuk membantu mempermudah pekerjaan dapat terwujud.

5. Kesiapan bersama seluruh lini yang ada di UPT Perpustakaan Bung Karno baik dari segi tehnis maupun non tehnis untuk bersama membangun sistem otomasi yang baik yang dapat membantu mempermudah pekerjaan yang ada di UPT Perpustakaan Bung Karno.

6. Membangun institusi yang kuat dan dapat menekan adanya konflik sehingga kekompakan dan kesolidan dalam bekerja dapat tercipta, dan suasana kerja yang nyaman, aman , dan damai dapat mendorong mudahnya pekerjaan yang akan dilakukan.

7. Menciptakan culture organisasi yang saling terintegrasi satu sama lain. Culture Organisasi yang dimaksudkan adalah mempunyai budaya organisasi, dan perliku kerja yang dapat mendukung sistem. Menciptakan culture organisasi yang dapat membaca dampak positif bagi keseluruhan unit kerja yang ada di Perpustakaan.

8. Selalu berjalan pada visi dan misi yang telah disepakati bersama.

VI. Kesimpulan

            Keberadaan teknologi informasi di perpustakaan sudah tidak dapat dipungkiri lagi keberadaannya, dan kebanyakan memang telah banyak diterapkan di berbagai perpustakaan di Indonesia. Penerapan teknologi informasi ini tidak lain adalah untuk terus dapat meningkatkan kualitas dan mutu perpustakaan yang ada di Indonesia. Salah satu bentuk penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah dengan munculnya sistem baru didunia kepustakawan yakni OPAC ( Online Public Catalogue Access ) berbasis software sistem automasi perpustakaan. Dengan adanya sistem ini dapat memberikan kemudahan kepada pengguna untuk mencari, dan mengetahui koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan, dan dapat memberi kemudahan pada pekerjaan pustakawan dalam hal mencari, menyeleksi, mengolah, dan menyediakan informasi bagi pengguna perpustakaan.

Penerapan sistem di perpustakaan juga merupakan perkara yang tidak mudah yang dapat dilaksanakan dalam tempo waktu yang singkat. Perlu analisa lebih dalam terkait kebutuhan perpustakaan akan sistem yang akan digunakan, dan juga masalah kurun waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah sistem automasi yang baik dan berkualitas. Diperlukan upaya gotong royong dalam bersama dan visi misi yang sama untuk selanjutnya sistem automasi dapat diterapkan di perpustakaan dan dapat memberikan kemudahan dalam seluruh proses kepustakawanan. Ada beberapa faktor pendukung yang dapat membantu untuk mempermudah pembangunan sistem automasi yang ada di perpustakaan diantaranya komitmen pengelola perpustakaan, dukungan pimpinan, dana, pengguna ( users ), perangkat keras ( hardware ), perangkat lunak ( software ), sistem administrasi, network ( jaringan ). Apabila beberapa unsur – unsur pendukung tersebut dapat pernuhi maka pembangunan sistem yang diinginkan akan dapat dilaksanakan dan dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Kerjasama dari seluruh  pihak internal ( pustakawan ) juga tidak kalah penting untuk menciptakan sebuah sistem yang berkualiatas, tidak hanya formalitas, yang dapat membantu seluruh proses pekerjaan di perpustakaan. Sehingga adanya sistem otomasi yang diharapkan dapat membantu untuk mempermudah kinerja pustakawan dapat terwujud dengan baik.

VII. Daftar Pustaka

Lasa.HS. 2002. Membina Perpustakaan Madrasah dan Sekolah Islam. Yogyakarta : ADICITA

Lasa. HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta : Gama Media
-----------. 2001. Leksikon Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta : Universitas Gadjah Mada.

Saleh, Abdul Rahman et.al. 1996. CDS/ISIS Pedoman Pengelolaan Sistem Manajemen Basis Data. Jakarta : CV. Saraswati Utama.

Sulistyo-Basuki. Periodesasi Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1995.